Realizując obowiązek z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1) (dalej: „RODO”) informujemy, że:

1.       Współpraca gospodarcza z naszymi kontrahentami wiąże się z koniecznością przetwarzania przez nas szeregu danych osobowych, pośród których są informacje identyfikujące m.in.:

1)   osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą;

2)   wspólników, przedstawicieli ustawowych, pełnomocników, reprezentantów, pracowników naszych kontrahentów;

3)   inne osoby, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur.

2.       Administratorem przekazywanych danych osobowych będzie IFS Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w miejscowości Łaszczów (adres Spółki: ul. Aleksandra Łaszcza 21; 22-650 Łaszczów), wpisana przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy KRS do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr 000354053, NIP: 9212010025, REGON: 060606635 (dalej: „Spółka” lub „My”).

3.       W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z nami poprzez pocztę elektroniczną: rodo@ifspolska.pl lub pocztę tradycyjną pisząc na adres: IFS Polska sp. z o.o., ul. Aleksandra Łaszcza 21; 22-650 Łaszczów.

4.       Dane osobowe kontrahentów przetwarzane będą w celu:

1)   zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest kontrahent, co znajduje podstawę prawną w art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;

2)   wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Spółce, a wynikających m.in. z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości, takich jak np. konieczność: wystawiania dowodów księgowych, dokonywania rozliczeń podatkowo-księgowych, prowadzenia i archiwizowania dokumentacji podatkowej i księgowej,

co znajduje swoją podstawę prawną w art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;

3)   realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, takich jak np.:

a)   kontakt  z  kontrahentami, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów kontrahentów do celów kontaktowych;

b)   ewentualne ustalanie i dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi, w tym prowadzenie postępowań sądowych i windykacja należności;

c)   archiwizacja danych i dokumentów zawierających dane osobowe dla celów dowodowych;

d)   marketing własnych produktów lub usług oraz przekazywanie informacji handlowych;

e)   tworzenia raportów, ankiet, analiz wyników prowadzonej przez nas działalności gospodarczej na potrzeby wewnętrzne przez okres wskazany w lit. a, b, c i d.

co znajduje swoją podstawę prawną w art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

5.       Dane osobowe pracowników i/lub współpracowników kontrahentów, które będziemy przetwarzać oraz cel ich przetwarzania:

1)   dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, stanowisko, wymagane uprawnienia)

2)   dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu)

3)   dane przetwarzane będą w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, takich jak np.:

a)   zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest kontrahent, co znajduje podstawę prawną w art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;

b)   kontakt  z  kontrahentami, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów kontrahentów do celów kontaktowych;

c)   ewentualne ustalanie i dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi, w tym prowadzenie postępowań sądowych i windykacja należności;

d)   archiwizacja danych i dokumentów zawierających dane osobowe dla celów dowodowych;

e)   marketing własnych produktów lub usług oraz przekazywanie informacji handlowych;

f)    tworzenia raportów, ankiet, analiz wyników prowadzonej przez nas działalności gospodarczej na potrzeby wewnętrzne przez okres wskazany w lit. a, b, c i d.

co znajduje swoją podstawę prawną w art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Dane osobowe pracowników i/lub współpracowników kontrahenta zostały przekazane (udostępnione) przez pracodawcę lub firmę, z którą współpracujecie w związku z zawarciem z nami umowy, w procesie zbierania ofert lub innym trybie zawierania umów lub wyłaniania kontrahentów, jak również wykonywaniem przez kontrahenta  (w tym także jako podwykonawca) umowy zawartej z nami.

6.       Dostęp do przekazywanych danych osobowych będą mieli przede wszystkim nasi upoważnieni pracownicy. Ponadto, dostęp, w ściśle określonym zakresie, będą mogły mieć podmioty, które są upoważnione do odbioru Państwa danych osobowych na podstawie odpowiednich przepisów prawa oraz podmioty z którymi współpracujemy przy realizacji celów przetwarzania danych, o których mowa w pkt. 4 i 5. Będą to podmioty, którym zlecamy realizację konkretnych usług, np.:

1)   banki prowadzące rachunki bankowe Spółki;

2)   kancelaria prawna realizująca obsługę prawną Spółki;

3)   podmioty nabywające wierzytelności i firmy windykacyjne;

4)   dostawcy systemów informatycznych i teleinformatyczne;

5)   dostawcy usług hostingu danych;

6)   dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;

7)   firmy spedytorskie i transportowe;

8)   firmy świadczące usługi konsultingowe lub audytowe.

7.       Dane osobowe nie będą przekazywane do żadnego państwa trzeciego (tj. państwa poza Europejskim Obszarem Gospodarczym) lub organizacji międzynarodowej.

8.       Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały one zebrane. Dane osobowe będą więc przechowywane przez okres obowiązywania zawartej umowy oraz później:

1)   przez okresy przedawnienia potencjalnych roszczeń, określone w przepisach prawa;

2)   przez okresy archiwizacji dokumentów i danych wymagane powszechnie obowiązującymi przepisami prawa;

3)   przez okresy, w których może być koniecznym udokumentowanie zrealizowania obowiązków prawnych w zakresie ochrony danych osobowych w trakcie ewentualnych kontroli organów publicznych.

9.       Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do:

1)   żądania dostępu do swoich danych osobowych;

2)   żądania sprostowania danych osobowych, gdy dane są nieprawidłowe, a także żądania uzupełnienia danych, gdy dane są niekompletne;

3)   żądania usunięcia danych osobowych, o ile zachodzi uzasadniająca to żądanie okoliczność przewidziana w przepisach prawa (tj. w art. 17 RODO);

4)   żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, w przypadkach przewidzianych prawem (tj. art. 18 RODO);

5)   wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ze względu na szczególną sytuację osoby, której dane dotyczą, w przypadkach, gdy przetwarzamy dane w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów;

6)   przenoszenia danych;

7)   wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych;

8)   sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;

10.    Jeżeli przetwarzanie danych osobowych miałoby odbywać się na podstawie zgody, osoba, która taką zgodę wyraziła ma prawo jej cofnięcia w dowolnym momencie. Nie będzie to jednak miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

11.    Osoba, której dane dotyczą ma również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2; 00-193 Warszawa).

12.    Przy nawiązywaniu relacji gospodarczych podanie nam danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, ale najczęściej jest niezbędne do nawiązania współpracy i zawarcia umowy. Konsekwencją niepodania niektórych danych osobowych może być niemożność podpisania umowy. Niekiedy jednak przepisy prawa będą wymagały podania nam określonych danych osobowych, np. ze względów rachunkowych lub podatkowych.

13.    Przekazywane dane osobowe nie będą przez nas przetwarzane w sposób, który skutkowałby zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, w tym profilowaniem. Oznacza to, że nie wykorzystujemy systemów informatycznych, które gromadziłyby informacje na temat konkretnych osób, a następnie samodzielnie, automatycznie, podejmowałyby decyzje, które mogłyby wywołać wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na te osoby wpływać.